Als zakelijk leider, producent of kwartiermaker ben jij vaak de hoofdverantwoordelijke voor het regelen en bewaken van de financiering voor een project. Maar hoe voorkom je financiële tegenvallers of financiële verrassingen in je budget? Is de onderstaande situatie herkenbaar voor jou of je organisatie? Lees dan gauw onze tips.
Help! Je weet op de eerste dag van je repetitie nog niet of je al je subsidie hebt gekregen. Heb je 10.000 euro voor je decor of toch 5.000 euro? De ambities zijn torenhoog, maar de budgetten te laag. Dat zorgt voor frustraties en burn-outs en is een ongezonde werksituatie. Wat te doen als je in zo’n situatie komt? Soms heel erg jammer maar: Kill your darlings en ga terug naar de tekentafel om een realistisch artistiek plan uit te werken wat past bij je budget.
Een goede voorbereiding is het halve werk!
Tip: spreek van te voren met je boekhouder af in welk format voor je begroting je gaat werken. Stem met elkaar af hoe jullie persoonlijke werkwijze het beste op elkaar aansluit om efficiënt en fijn te werken.
Tip: Maak referentienummers voor je producten/mensen/middelen, zodat je bij het inboeken van je bonnen gemakkelijk terug kan vinden wat waarbij hoort.
Tip: Doe je meerdere projecten in één jaar? Dan is het handiger om een jaarbegroting te maken, waarbij je de overheadkosten (kantoor, opslag, verzekeringen) kan verdelen over de verschillende projectbegrotingen. Meestal mag je 5% overheadkosten opnemen in je projectbegrotingen bij de fondsen, check dit van tevoren goed in de voorwaarden bij het fonds waar je subsidie aanvraagt.
Tip: werk altijd ver vooruit, zodat je nooit start met je project zonder dat je weet hoeveel geld je te besteden hebt. Dit geeft ook rust bij de artistieke kant en de uitvoerende, zodat iedereen weet waar die aan toe is.
Tip: Maakt een tijdlijn: je wilt eigenlijk 4-5 maanden voordat je begint met je repetitieproces al je werkbudget weten en dus moeten dan al alle uitslagen van de subsidies binnen zijn. Fondsen hebben vaak de regel dat ze 4 maanden nodig hebben om de subsidieaanvraag goed te keuren (of werken met vaste deadlines). Daarnaast heb je een aantal maanden nodig voor het schrijven van je subsidieplan en in gesprek te gaan met partners en opdrachtgevers.
Kortom, je wilt eigenlijk één jaar voordat je project wordt gespeeld al beginnen met de pre-productie.
Tip: Vind je het moeilijk om zo ver van te voren alles al te plannen, maak dat een jaarbegroting, waarbij je in je begroting budget creëert voor onderzoek, zodat je ruimte creëert voor creatieve spontaniteit. Het is natuurlijk afhankelijk van de manier van werken van de podiumkunsten maker hoeveel budget je hiervoor in begroot.
Tip: Bel van te voren naar de subsidienten en de fondsen om te vragen hoeveel slagingskans jouw project heeft. Meestal mag je een vooraanvraag doen om te checken of je plan aansluit op de voorwaarden van een fonds. Is de slagingskans 50%-70% pas je plan wat aan en lever het in, maar reken jezelf van tevoren niet rijk. Is er 80% slagingskans of hoger, dan is het wel waard bij dat fonds in te dienen en je tijd te besteden aan de aanvraag. Als de slagingskans minder dan 50% is, verdoe vooral je kostbare tijd niet en vraag aan bij fondsen met voorwaarden die wél aansluiten op jouw project.
Tip: Ga in gesprek met de mensen die je wilt inhuren vóórdat je projectsubsidie gaat aanvragen. Wat is hun dagtarief? Vraag dit en vul het niet zelf niet voor een ander in. Misschien is die veel hoger dan je zelf van tevoren had bedacht. Zijn de honorarium prijzen gebaseerd op de cao die van toepassing is in de sector waarin je werkt? Check dat altijd! Iedereen die werkzaam is in de cultuursector moet zich houden aan de Fair Practice Code, waar Fair Pay onderdeel van is.
Tip: Maak verschillende scenario’s begrotingen. Wat kan je doen in het slechtste geval en wat kan je doen in een ideale situatie? Spreek van tevoren met elkaar af wat het minimum bedrag is wat je nodig hebt om een productie te kunnen maken. Haal je dit bedrag niet? Verplaats het idee naar een andere periode, helaas is het dan simpelweg niet mogelijk om te maken.
Tip: Begroot in het algemeen enigszins wat ruimer, zodat wanneer sommige kosten hoger uitvallen er ruimte in je begroting is om hier en daar wat budget te verschuiven.
Tip: Begroot redelijk en vooral realistisch: hoeveel tijd besteed je écht aan je project? Neem daarin alle fases mee: de pre-productie, het produceren zelf én de nazorg/afbouw/afrekening.
Tip: Je hebt geld in begroot en dat is weken/maanden later opeens minder waard. Wederom: kill your darlings. Ga terug naar de tekentafel met je team en bekijk waar je op kan bezuinigen. Misschien kan je een oud decor hergebruiken? Of kun je snijden in de marketingbudget door minder papier te drukken en meer online promotie in te zetten?
> Zijn het hele grote artistieke veranderingen die je moet maken? Bespreek dit altijd met je subsidiegever en onderbouw goed waarom dat nodig is. Neem de subsidiegever mee in je proces, dat laat ondernemerschap zien en voorkomt dat je later eventueel je subsidie (deels) moet terugbetalen.